بر اساس بخشنامه سازمان ثبت، کیفیت تصویر باید حداقل ۱۲۸۰×۷۲۰ (HD) باشد. وبکم‌های با کیفیت ۱۰۸۰p Full HD گزینه بهتری هستند. نوتاری رکورد به‌صورت خودکار تنظیمات کیفیت را بهینه می‌کند.

نور کافی روی صورت متعاملین، کیفیت تصویر را به شدت افزایش می‌دهد. از نورهای مخفی و یکنواخت استفاده کنید تا از ایجاد سایه‌های تند جلوگیری شود. وبکم دفتر اسناد با نور مناسب، وضوح بهتری ارائه می‌دهد.

ضبط صدا به اندازه تصویر اهمیت دارد. از وبکم‌های دارای میکروفون با قابلیت حذف نویز (Noise Canceling) استفاده کنید. نوتاری رکورد با میکروفون‌های حرفه‌ای هماهنگ است.

طبق بخشنامه، متعاملین باید تمام‌رخ (رو به دوربین) قرائت کنند. وبکم ۳۶۰ درجه با قابلیت چرخش، بهترین گزینه برای تنظیم زاویه مناسب است.

متعاملین باید عبارت «از مفاد سند شماره شناسه … با موضوع … مطلع شدم» را به‌صورت رسا و شمرده قرائت کنند. ضبط صدا و تصویر متعاملین باید به‌گونه‌ای باشد که کلمات به وضوح شنیده شوند.

نوتاری رکورد به‌صورت خودکار کد ملی، تاریخ و زمان شمسی را روی ویدئو درج می‌کند و فایل‌ها را با نام‌گذاری استاندارد ذخیره می‌سازد. این کار مستندسازی را بسیار آسان می‌کند.

ویدئوهای ضبط صدا و تصویر متعاملین باید در محیطی امن ذخیره شوند. راهکار نوتاری بدون نیاز به اینترنت، اطلاعات را روی سیستم شما ذخیره می‌کند و از حریم خصوصی افراد محافظت می‌نماید.

طبق بخشنامه، ویدئوها باید حداقل یکسال قابل بازخوانی باشند. نوتاری رکورد با سیستم ذخیره‌سازی هوشمند، امکان بایگانی طولانی‌مدت را فراهم می‌کند.

نرم‌افزار نوتاری رکورد به‌عنوان راهکار نوتاری، تمام نکات فوق را به‌صورت یکپارچه و خودکار مدیریت می‌کند. از ضبط ویدئو در دفتر اسناد تا ذخیره‌سازی و بایگانی، همه چیز با این نرم‌افزار حرفه‌ای انجام می‌شود.